Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind integrierte Softwareplattformen, die Unternehmen zur Verwaltung und Optimierung ihrer zentralen Geschäftsprozesse einsetzen. Diese Systeme vereinen verschiedene Funktionen wie Finanzen, Personalwesen, Lieferkettenmanagement, Fertigung und Kundenbeziehungsmanagement in einem einzigen, kohärenten Rahmen.
Von unzureichender Budgetierung bis hin zur mangelnden Einbindung der Fachabteilungen – IT-Verantwortliche sollten die folgenden Fallstricke bei der Implementierung, Aktualisierung oder Cloud-Migration eines ERP-Systems unbedingt beachten.
Als Odoo-Partner und Implementierungsspezialisten haben wir aus erster Hand erlebt, wie selbst von langer Hand geplante ERP-Projekte aufgrund eines einzelnen Fehltrittes scheitern können. Ob es darum geht, den Ressourcenbedarf zu unterschätzen, die Anpassung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zu vernachlässigen oder die Akzeptanz der Mitarbeiter nicht zu fördern – diese Fehler können zu kostspieligen Verzögerungen, einer geringeren Systemnutzung und einer suboptimalen Leistung führen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Fehler, die Unternehmen bei der ERP-Einführung machen, und geben Tipps, wie Sie diese vermeiden können.
1. Schlechte Projektzeitplanung
Problem: Schlechte Projektzeitplanung kann zu Verzögerungen im ERP-Projekt führen. Eine effektive Zeitplanung ist notwendig, um die Auswirkungen des ERP-Systems auf verschiedene Abteilungen zu steuern.
Beispiel: Ein Produktionsunternehmen beschliesst, ein ERP-System einzuführen, ohne den seit langem geplanten und genehmigten Urlaub des Produktionsleiters zu berücksichtigen. Seine Abwesenheit führt zu Dateninkonsistenzen und Verzögerungen bei der Auftragserfüllung, weil kein Ansprechpartner in der Werkstatt vorhanden ist, der Fragen zum neuen ERP-System beantworten kann.
Vermeiden Sie es: Erstellen Sie einen detaillierten Projektzeitplan mit klaren Meilensteinen, Aufgabenzuweisungen und Fristen. Vermerken Sie beliebte Urlaubszeiten wie die Sommermonate und den Jahreswechsel, bedenken Sie Höchstphasen innerhalb Ihres eigenen Produktionszyklus und beziehen Sie alle relevanten Abteilungen übergreifend in den Planungs- und Umsetzungsprozess ein.
2. Unzureichende Datenmigration
Problem: Die Migration von Daten aus Altsystemen in ein neues ERP-System kann zu Problemen mit der Datenqualität führen, wenn sie nicht sorgfältig durchgeführt wird. Unternehmen unterschätzen oft den Aufwand für die Reinigung, Validierung und Formatierung von Daten vor der Migration.
Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen migriert seine Kundendaten in ein neues ERP-System, ohne die Datensätze auf Duplikate zu überprüfen oder die Ausgangsformatierung an die Vorgaben des neuen Systems anzupassen. Dies führt zu fehlerhaften und doppelten Kontakten.
Vermeiden Sie es: Arbeiten Sie mit einem erfahrenen Datenmigrationsteam zusammen, um die Datenqualität zu gewährleisten. Definieren Sie klare Richtlinien für die Datenbereinigung und -validierung.
3. Schlechte Integration mit bestehenden Systemen
Problem: Viele Unternehmen stellen nicht sicher, dass ihr ERP-System nahtlos mit bestehenden Anwendungen wie CRM (Customer Relationship Management) oder HRMS (Human Resources Management Systems) integriert wird.
Beispiel: Ein Fertigungsunternehmen führt ein ERP-System ein, das sich nicht mit seinem bestehenden CAD-System (Computer Aided Design) integrieren lässt. Die Folge sind notwendigerweise manuelle Dateneingaben, doppelte Datenerfassung und Ineffizienz.
Vermeiden Sie es: Bewerten Sie die Kompatibilität des ERP-Systems mit bestehenden Anwendungen im Voraus. Wählen Sie ein System, das offene APIs (Application Programming Interfaces) bietet und sich einfach integrieren lässt.
4. Versäumnis, Referenzen zu prüfen
Problem: Monate werden in der Regel für eine reibungslose ERP-Einführung aufgewendet. Das Versäumnis, Referenzen zu prüfen, kann die Unternehmensmitglieder mit den Einschränkungen des Systems überraschen und dessen Gesamteffizienz beeinträchtigen. Die Zusammenarbeit mit Implementierungsspezialisten für ERP-Systeme ist hilfreich.
Beispiel: Ein Dienstleistungsunternehmen wählt ein ERP-System, ohne Referenzen zu überprüfen. Später stellt sich heraus, dass das System nicht über die benötigten Funktionen für die Projektverwaltung verfügt.
Vermeiden Sie es: Sprechen Sie mit bestehenden Kunden des ERP-Anbieters. Bitten Sie um Fallstudien und Referenzprojekte, die Ihren Anforderungen ähnlich sind.
5. Fehlende Bedarfsanalyse: Den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen
Problem: Unternehmen wählen oft das falsche ERP-System, weil sie ihre Bedürfnisse nicht gründlich analysiert haben. Dies führt dazu, dass wichtige Funktionalitäten fehlen oder die Lösung nicht auf bestehende Prozesse abgestimmt ist.
Beispiel: Ein produzierendes Unternehmen wählt ein ERP-System, das zwar über hervorragende Finanzfunktionen verfügt, jedoch die Produktionsmodule vernachlässigt. Das Unternehmen muss dann weiterhin separate Softwarelösungen für die Produktionsplanung und -steuerung verwenden, was zu Ineffizienzen führt.
Vermeiden Sie es: Um das beste ERP-System auszuwählen, sollten Unternehmen ihre Bedürfnisse gründlich evaluieren. Dazu gehört es, problematische Bereiche innerhalb der Organisation zu diskutieren, um Einblicke in die benötigten Funktionalitäten zu gewinnen. Nutzen Sie hierfür beispielsweise einen ERP-Vergleich wie diesen hier.
6. Kommunikationssilos: Wenn die Linke Hand nicht weiss, was die Rechte tut
Problem: Fehlende Kommunikation zwischen den Abteilungen kann zu Verwirrung führen und die effiziente Implementierung des ERP-Systems behindern. Wenn wichtige Informationen nicht geteilt werden, kann die Anpassung der Arbeitsabläufe an das neue System schwierig werden.
Beispiel: Die Buchhaltung hat einen neuen ERP-Prozess für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen eingeführt. Die Mitarbeiter sind jedoch unzureichend informiert und geschult. Es fehlen Leitfäden und klare Anweisungen. Dies führt voraussichtlich zu Verwirrung und Frustration bei den Mitarbeitern, wodurch der Prozess ineffizient umgesetzt wird.
Vermeiden Sie es: Um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten, sollten entscheidende Informationen zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden. Regelmässige Team-Meetings und gemeinsame Schulungen fördern die Transparenz und helfen den Mitarbeitern, die Auswirkungen des neuen Systems auf ihre Arbeit zu verstehen.
7. Fehlende Problemlösungskompetenz: Im Stau der Unvorhersehbarkeit
Problem: Bei der Einführung eines ERP-Systems kann es immer zu unvorhergesehenen Komplikationen kommen. Fehlt ein definierter Prozess zur Problemlösung, droht das Projekt ins Stocken zu geraten.
Beispiel: Während der Datenübertragung ins neue ERP-System treten Fehler auf. Da kein Verfahren zur Fehlerbehebung festgelegt wurde, weiss das Projektteam nicht, wie es vorgehen soll. Die Implementierung verzögert sich dadurch erheblich.
Vermeiden Sie es: Es ist wichtig, bereits im Vorfeld einen Lösungsprozess vorzubereiten, um auftretende Probleme während der Einführung zu bewältigen. Dieser Prozess sollte die Identifizierung, Priorisierung und Behebung von Problemen umfassen und klare Ansprechpartner für verschiedene Arten von Störungen benennen.
8. Übergehen von Sicherheitsmassnahmen
Problem: Unzureichende Sicherheitsmassnahmen können sensible Unternehmensdaten Angriffen aussetzen, zu Compliance-Problemen führen und das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen.
Beispiel: Ein Unternehmen, das keine starken Passwörter oder Zwei-Faktor-Authentifizierung implementiert, könnte sich einem Datendiebstahl aussetzen, der zu erheblichen finanziellen Verlusten und Reputationsverlust führt.
Vermeiden Sie es: Stellen Sie sicher, dass robuste Sicherheitsmassnahmen wie Firewalls, Intrusion Detection Systems, regelmässige Sicherheitsaudits und Schulungen für Mitarbeiter zum Thema Cybersicherheit vorhanden sind.
9. Fehlende oder unzureichende Schulung
Problem: Unzureichende Schulung kann zu Fehlern, Ineffizienzen und geringer Akzeptanz des Systems führen.
Beispiel: Wenn Mitarbeiter nicht wissen, wie man das System effektiv nutzt, können sie wichtige Funktionen übersehen oder Fehler machen, die zu Verzögerungen und Kosten führen.
Vermeiden Sie es: Investieren Sie in umfassende Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, die das ERP-System nutzen, ausreichend geschult sind und ein fester Ansprechpartner für Rückfragen benannt wird.
10. Unterbudgetierung
Problem: Die Unterschätzung der Kosten für die Implementierung, Wartung und den Betrieb des ERP-Systems ist ein häufiger Fehler. Unterbudgetierung kann zu Verzögerungen, Kompromissen bei der Funktionalität und erhöhten Betriebskosten führen.
Beispiel: Ein Fertigungsunternehmen legt für die geplante Implementierung eines ERP-Systems im folgenden Jahr die Lizenzkosten zur Seite, rechnet allerdings nicht mit dem entsprechenden Budget für individuelle Anpassungen und das Integrieren in vorhandene Systeme durch einen erfahrenen Entwickler.
Lösung: Erstellen Sie eine detaillierte Budgetplanung, die alle Kostenfaktoren berücksichtigt, einschliesslich Hardware, Software, Lizenzen, Implementierung, Schulung, Wartung, Support und einen prozentualen Puffer, der zur Höhe des Gesamtprojektes passt.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung eines ERP-Systems eine strategische Entscheidung ist, die gut durchdacht sein muss. Lange vor der ersten Öffnung des Systems auf Ihrem PC lauern Stolpersteine, die es zu vermeiden gilt.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie an eine ERP-Implementation denken. Als erfahrene Digitalagentur mit mehr als 30 Jahren Erfahrung helfen wir Ihnen gerne, eine für Sie passende ERP-Lösung zu finden.
Kontaktieren Sie uns noch heute!
10 häufige Fehler beim Implementieren eines ERP-Systems